Associazione Regionale Allevatori Veneto

Procedura di gestione delle segnalazioni Whistleblowing

Parte I – GENERALE

 

1.            Obiettivo

Associazione Regionale Allevatori Veneto (di seguito, in breve “Associazione”), in aderenza ai propri valori, ai principi comportamentali definiti nel Codice Etico (il “Codice Etico”) e all’impegno nel rispettare ed essere conformi alla normativa vigente, adotta la seguente procedura di gestione delle segnalazioni, nonché richiamata ed integrata nel modello di organizzazione e gestione ex D. Lgs. 231/2001, affinché i soggetti che operano in nome o per conto dell’Associazione possano disporre di uno strumento attraverso cui veicolare le segnalazioni di violazioni del Codice Etico, del D.Lgs. 24/2023 e/o del D.Lgs. 231/2001 nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

L’obiettivo della presente procedura è descrivere le fasi di ricezione delle segnalazioni, valutazione dell’ammissibilità delle segnalazioni ricevute, istruttoria e chiusura, così definendo ruoli e responsabilità del processo di gestione delle segnalazione stesse che l’Associazione è tenuta a seguire e rispettare.

2.            Ambito di applicazione

La presente procedura si applica:

-              all’Associazione, quale soggetto di diritto privato che istituisce il proprio sistema di segnalazione con riferimento alle norme a ciascuna di esse applicabili e nell’ambito del rispettivo modello di organizzazione e gestione adottato ex D. Lgs. 231/2001;

-              a coloro che operano in nome o per conto dell’Associazione, quali i componenti degli organi sociali, i procuratori, i dipendenti, i collaboratori nonché coloro che operano in rappresentanza dell’Associazione.

L’Associazione si impegna ad estendere, inoltre, l’ambito di applicazione della presente procedura ai soggetti destinatari del Codice Etico, in qualità di segnalatori, come ad esempio i clienti, i fornitori, i partner, che possono effettuare ‘segnalazioni relative ad eventuali violazioni, con le medesime garanzie e tutele.

3.            Principi

I soggetti coinvolti nelle attività disciplinate dalla presente procedura devono operare nel rispetto del sistema normativo, organizzativo e di poteri e dei principi di seguito stabiliti.

Riservatezza

L’identità del soggetto segnalante, del soggetto segnalato e degli altri soggetti coinvolti, non deve essere rivelata, senza il relativo consenso, a soggetti non coinvolti nella gestione delle segnalazioni. Tale dato può essere rivelato, ad esempio, solo se strettamente necessario ai fini della gestione delle segnalazioni e, in ogni caso, limitatamente ai soggetti coinvolti nella stessa, come descritto nella presente procedura. In tal caso, il soggetto segnalante deve essere tempestivamente informato e fornire espressamente il proprio consenso.

Trasparenza

Le segnalazioni devono essere gestite garantendo trasparenza nello svolgimento degli incarichi e delle attività e fornendo un’informativa completa e veritiera.

Imparzialità, indipendenza e professionalità

Le segnalazioni devono essere gestite garantendo il rispetto delle necessarie condizioni di indipendenza e la necessaria obiettività, competenza e professionalità.

Veridicità e fondatezza

Le segnalazioni devono avere ad oggetto notizie e fatti di cui il soggetto segnalante abbia una ragionevole certezza di fondamento.

Divieto di ritorsione a tutela dei segnalanti e delle altre parti coinvolte

Il divieto di ritorsione sussiste se il soggetto segnalante ha effettuato la segnalazione sulla base di motivi fondati. Tale principio si applica anche ai sensi dell’art. 17 co. 4 del D. lgs. 24/2023 che indica le fattispecie che costituiscono ritorsioni, e tutela da qualsiasi azione che possa comportare un danno ingiusto nei confronti dei soggetti coinvolti nella gestione delle segnalazioni.

 

4.            Definizioni

Facilitatore

La persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di segnalazione e che può operare sia all’interno sia all’esterno del contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata. A titolo di esempio, potrebbe essere il gestore del canale di segnalazione, il responsabile diretto, un collega o un qualunque soggetto terzo interno o esterno all’organizzazione. Il Facilitatore gode delle stesse tutele del Segnalante disciplinate al paragrafo “11. La tutela della riservatezza”.

Organismo di Vigilanza

Organismo autonomo dotato di poteri di controllo e vigilanza in relazione ai reati e delitti previsti dal D.lgs. 231/2001.

Persona coinvolta

La persona fisica o giuridica citata nella Segnalazione come persona a cui è riconducibile la Violazione o come persona altrimenti coinvolta.

Ritorsione

Qualsiasi condotta, atto od omissione, anche solo tentata o minacciata, commessa a seguito della Segnalazione che provochi, o possa provocare, al Segnalante, direttamente o indirettamente, un danno ingiusto.

Segnalante

La persona che effettua la Segnalazione della Violazione nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Segnalazione/Segnalazioni

Comunicazione/comunicazioni, effettuata/effettuate in forma scritta o orale, o mediante incontro, riguardo alla Violazione.

Violazione/Violazioni

Si riferisce/riferiscono alle seguenti tipologie di violazioni.

• Violazioni del D. Lgs. 24/2023

Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’integrità dell’Associazione, come meglio descritti ai nn. 1, 3, 4, 5 e 6 dell’art. 2 del D. Lgs. 24/2023, e al par. 6 della presente procedura.

• Violazioni del D. Lgs. 231/2001

Condotte illecite o violazioni rilevanti ai fini del modello di organizzazione e gestione adottato dall’Associazione ai sensi del D. Lgs. 231/01, come meglio descritti al par. 6 della presente procedura.

• Violazioni del Codice Etico

Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’integrità dell’Associazione violando, o inducendo a violare, i principi comportamentali sanciti nel Codice Etico.

 

Parte II – PROCESSO DI SEGNALAZIONE

5.            Ruoli e Responsabilità

Il gestore del canale di segnalazione ex art. 4 co. 2 D. lgs. 24/2023 (il “Gestore del canale” o “Whistleblowing Manager” o “WB”) è responsabile delle seguenti attività:

a)            rilasciare al Segnalante l’avviso di ricevimento della Segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione di quest’ultima;

b)           mantenere le interlocuzioni con il Segnalante e richiedere a quest'ultimo, se necessario, le opportune integrazioni;

c)            dare diligente seguito alle Segnalazioni ricevute;

d)           fornire riscontro alla Segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione;

e)           mettere a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni.

 

In particolare, nello svolgimento delle proprie attività, il Gestore del canale si occupa di:

-              revisionare il processo di gestione delle segnalazioni, monitorarne l’attuazione, identificare le necessità di modifica al fine di garantirne il costante aggiornamento, proporre ogni ulteriore modifica ritenuta opportuna per un costante miglioramento della sua efficienza ed efficacia;

-              dare diligente seguito alle Segnalazioni ricevute coordinando tutti gli attori coinvolti nel processo di gestione;

-              inserire sulla piattaforma dedicata le Segnalazioni ricevute in una forma diversa da quella scritta;

-              valutare l’ammissibilità delle Segnalazioni, con l’eventuale supporto di consulenti esterni per segnalazioni di Violazioni del D. lgs. 24/2023 e di Violazioni del Codice Etico ovvero dell’Organismo di Vigilanza per segnalazioni di Violazioni del D. lgs. 231/2001 (sempre che il ruolo di Gestore del canale non sia di fatto attribuito allo stesso Organismo di Vigilanza) al fine di verificare che queste non abbiano una manifesta infondatezza o contenuto generico;  

-              avviare l’istruttoria interna, in caso di Segnalazioni ammissibili, con il supporto dei responsabili di funzioni interne all’organizzazione e/o dei consulenti esterni, individuando i soggetti responsabili dello svolgimento di accertamenti, analisi e valutazioni specifiche circa la fondatezza o meno dei fatti segnalati;

-              fornire un riscontro al Segnalante nei termini previsti dal D.lgs. 24/2023.

6.            Segnalazioni

Possono costituire oggetto di Segnalazione le violazioni di seguito indicate:

1)            illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nell’allegato al D.lgs. 24/2023, ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell'allegato al D.lgs. 24/2023, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

2)            atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione di cui all'articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea;

3)            atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all'articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;

4)            atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione nei settori indicati nei punti 1), 2) e 3);

5)            Violazioni del Codice Etico, le condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o violazioni del Modello di organizzazione gestione e controllo adottato ai sensi della citata normativa.

Le informazioni sulle violazioni devono riguardare comportamenti, atti od omissioni di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.

Non costituiscono invece oggetto di Segnalazione:

-              contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante, ovvero inerenti esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;

-              notizie palesemente prive di fondamento;

-              informazioni già di dominio pubblico;

-              informazioni acquisite sulla base di indiscrezioni o voci scarsamente attendibili (es.: “voci di corridoio”);

-              violazioni già disciplinate da altri atti dell’Unione Europea o nazionali (come indicato nella Parte II dell’Allegato al D.lgs. 24/2023);

-              violazioni in materia di sicurezza nazionale e di appalti relativi alla difesa o sicurezza nazionale a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea.

 

Affinché la Segnalazione sia ammissibile è necessario che essa, oltre a rispettare i requisiti oggettivi di cui sopra, sia il più possibile circostanziata.

In particolare, è necessario che risultino chiare:

-              le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della Segnalazione;

-              la descrizione del fatto;

-              le generalità o altri elementi che consentano di identificare la Persona coinvolta.

È utile anche allegare l’eventuale documentazione che possa fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto della Segnalazione.

In ultimo, al fine di favorire sempre più una cultura della trasparenza e facilitare il percorso di miglioramento continuo avviato dall’Associazione, i canali di Segnalazione possono essere utilizzati anche per segnalare comportamenti disallineati rispetto ai principi comportamentali contenuti nel Codice Etico.

7.            Segnalante

Le Segnalazioni come sopra riportate possono essere effettuate da:

-              tutti i collaboratori dell’Associazione, anche a tempo determinato o che svolgano prestazioni occasionali, volontari e tirocinanti;

-              personale con funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione, o che eserciti la gestione e il controllo delle attività aziendali;

-              lavoratori subordinati, lavoratori autonomi, lavoratori somministrati, collaboratori, liberi professionisti, consulenti;

-              persone non ancora assunte che siano venute a conoscenza di Violazioni nel corso del processo di selezione;

-              ex lavoratori o partner dell’Associazione che siano venuti a conoscenza di Violazioni nel corso del rapporto intrattenuto con le stesse.

Ai soggetti che effettuano una Segnalazione ex D.lgs. 24/2023, in linea con il presente documento, sono riconosciuti i diritti di tutela previsti dalla normativa stessa.

Ai soggetti che effettuano una Segnalazione di Violazioni del Codice Etico, l’Associazione si impegna a garantire una tutela da qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, ferma la possibilità per la stessa Associazione di fruire della testimonianza del Segnalante, eventualmente insieme ad altre testimonianze, a tutela dell’Associazione medesima nelle opportune sedi, anche giudiziarie.

8.            Canali di Segnalazione

L’Associazione ha istituito un canale interno per l’invio delle Segnalazioni che possono avere ad oggetto Violazioni ex art. 2 D.lgs. 24/2023 e/o ex D.lgs. 231/01 e/o del Codice Etico, a seconda della normativa a ciascuna applicabile.

Le segnalazioni possono essere presentate secondo le seguenti modalità:

-              in forma scritta

(i)           attraverso la piattaforma digitale dedicata accessibile mediante collegamento dal sito web dell’Associazione, oppure

(ii)          inviando una lettera a mezzo posta ordinaria all’indirizzo del Gestore del canale, indicando “Riservata al Whistleblowing Manager”, come indicato nel modello di organizzazione e gestione adottato dell’Associazione ai sensi del D. Lgs. 231/01;

-              in forma orale attraverso apposita registrazione audio attivabile tramite la piattaforma digitale accessibile dal sito web dell’Associazione.            

Ove la Segnalazione sia pervenuta al Gestore del canale non competente, questi provvederà al tempestivo inoltro al competente Gestore del canale.

Il Segnalante ha la possibilità, in presenza di determinate condizioni, di ricorrere anche ad un canale esterno attivo presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) o di utilizzare la divulgazione pubblica.

Nell’utilizzo dei canali di Segnalazione sopra descritti, il Segnalante può avvalersi del supporto di una persona fisica che possa sostenerlo nel processo e che assume il ruolo di Facilitatore.

In particolare, il Segnalante è autonomo nella scelta del Facilitatore e può individuarlo nella persona interna e/o esterna all’organizzazione identificata come di maggiore aiuto. A titolo esemplificativo e non esaustivo, il Facilitatore può essere individuato nel Gestore del canale, nel responsabile diretto, in un collega, in altro soggetto terzo interno o esterno all’organizzazione.

9.            Gestione della Segnalazione

Il Gestore del Canale, avvalendosi del supporto e delle informative delle funzioni aziendali e/o di supporti specialistici esterni ed interni alla Società che ritenga necessari, tutti vincolati all’obbligo di riservatezza, si occuperà di:

– dare riscontro al Segnalante entro 7 giorni dalla ricezione della Segnalazione;

– valutare l’ammissibilità della Segnalazione e darne comunicazione al Segnalante;

– istruire la Segnalazione valutata ammissibile;

– chiudere la Segnalazione comunicando al Segnalante il risultato dell’istruttoria entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento (ad esempio archiviazione per mancanza di fondatezza o assenza di prove sufficienti, ovvero indicazione alla Società dei provvedimenti da intraprendere al fine di risolvere la questione sollevata o, ancora, rinvio ad un’autorità competente per ulteriori indagini).

Il Segnalante sarà informato mediante notifica automatica in caso di cambio di stato della segnalazione (ad es: da “istruttoria in corso” a “chiusa”) e riceverà notifiche qualora il Gestore del Canale lo contatti per comunicazioni/richieste. Il segnalante, per verificare il contenuto di quanto notificato, dovrà comunque accedere alla propria area riservata, ferma la facoltà di accedervi in qualsiasi momento per verificare la Segnalazione ed il suo stato di avanzamento.

Le segnalazioni ricevute tramite i canali interni descritti nel paragrafo precedente saranno gestite secondo le modalità di seguito descritte.

a.            Ricezione delle segnalazioni

Le segnalazioni possono essere ricevute, in forma anonima o meno, secondo le seguenti modalità:

1)            in forma scritta, tramite l’utilizzo della piattaforma digitale dedicata ed accessibile tramite apposito link dal sito web dell’Associazione;

2)            in forma scritta, a mezzo posta ordinaria all’indirizzo del Gestore del canale, come indicato nel rispettivo modello di organizzazione e gestione adottato dall’Associazione ai sensi del D.Lgs. 231/01;

3)            in forma orale, attraverso casella di registrazione attiva all’interno della piattaforma digitale dedicata.

In ogni caso, il Gestore del canale prende in carico la Segnalazione ricevuta e, ove necessario, ovvero per le Segnalazioni di cui ai punti 2) e 3), provvede all’inserimento delle informazioni relative alla Segnalazione all’interno della piattaforma digitale dedicata.

A valle dell’inserimento delle informazioni relative alla Segnalazione, il Gestore del canale fornisce al Segnalante i riferimenti di accesso alla piattaforma dedicata (se lo stesso ha indicato le informazioni minime necessarie per poter dare seguito a tale contatto), per scopi di successivi gestione e monitoraggio.

Il Gestore del canale informa il Segnalante che la Segnalazione è stata recepita, entro 7 giorni dal ricevimento della stessa. La comunicazione circa il ricevimento della Segnalazione e ogni successiva modifica riferita al suo stato vengono notificati al Segnalante tramite una mail automatica di notifica inviata dalla piattaforma dedicata. Il Segnalante può verificare lo stato di avanzamento del processo di segnalazione accedendo alla piattaforma dedicata.

Qualora la Segnalazione sia inviata ad un soggetto diverso da quello competente, la Segnalazione deve essere trasmessa da quest’ultimo, entro 7 giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dandone contestuale notifica al Segnalante.

b.            Valutazione dell’ammissibilità delle Segnalazioni ricevute

Tale attività viene svolta dal Gestore del canale con l’eventuale supporto di consulenti esterni.

Questa fase è finalizzata a:

1.            verificare che la Segnalazione sia stata effettuata conformemente alle previsioni della presente procedura;

2.            verificare che l'oggetto della Segnalazione rientri nelle fattispecie disciplinate dalla presente procedura (Violazione ex D.lgs. 24/2023 e/o ex D.lgs. 231/2001 e/o del Codice Etico);

3.            avviare le interlocuzioni con il Segnalante richiedendo, se necessario, opportune integrazioni.

Il Gestore del canale, valutata l’ammissibilità della Segnalazione, ne dà comunicazione al Segnalante. La comunicazione circa l’ammissibilità della Segnalazione e ogni successiva modifica riferita al suo stato vengono notificati al Segnalante tramite una mail automatica di notifica inviata dalla piattaforma dedicata. Il Segnalante può verificare lo stato di avanzamento del processo di segnalazione accedendo alla piattaforma dedicata.

Dopo aver appurato l’ammissibilità della Segnalazione, il Gestore del canale individua i soggetti responsabili da coinvolgere nella successiva fase di istruttoria e indirizza agli stessi le informazioni necessarie al fine di avviare tale fase.

c.            Istruttoria

Il Gestore del canale avvia l’istruttoria, assicurandosi che sia svolta secondo i termini e le modalità stabiliti, e provvede, qualora necessario, all’inserimento all’interno della piattaforma dedicata dei dati relativi alla Segnalazione, per scopi di archiviazione e tracciabilità.

Le attività riferibili alla fase istruttoria e l’archiviazione documentale inerente la Segnalazione devono essere effettuate esclusivamente con il supporto della piattaforma dedicata, idonea a garantire la tracciabilità del flusso nel rispetto di quanto previsto dalla normativa vigente.

Il soggetto responsabile della fase di istruttoria assicura lo svolgimento delle attività di ispezione e può avvalersi del contributo operativo e tecnico delle funzioni interne e/o dei consulenti esterni.

L’istruttoria è finalizzata allo svolgimento di ispezioni e di accertamenti mirati ad individuare, analizzare e valutare eventuali elementi che possano confermare la fondatezza degli eventi segnalati.

La fase di istruttoria deve essere imparziale nei confronti delle funzioni interessate, del Segnalante e della Persona coinvolta e deve essere condotta senza pregiudizi. Inoltre, deve essere riconosciuto alla Persona coinvolta il diritto di rispondere, nonché la possibilità di essere assistito.

Tale fase deve essere condotta nel rispetto dei principi di cui al precedente paragrafo 3 e di quanto di seguito previsto, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

-              devono essere definiti e documentati in modo chiaro l’obiettivo e l’ambito di applicazione;

-              l'indagine deve garantire la sicurezza e la riservatezza dei soggetti coinvolti, del contenuto e della documentazione;

-              i dati personali, in particolare, devono essere gestiti nel rispetto del reg. UE 2016/679 e del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196; a tal fine, i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono immediatamente cancellati dal Gestore del canale competente o dall’Organismo di Vigilanza designato nell’ambito del modello di organizzazione e gestione che si assume violato;

-              la comunicazione deve essere chiara e priva di ambiguità;

-              il Segnalante deve essere periodicamente informato sui progressi compiuti.

In ogni caso, la funzione Risorse Umane dell’Associazione coinvolta partecipa sempre alla fase di istruttoria allo scopo di garantire l'attuazione di misure di protezione per il Segnalante ed il soggetto segnalato e per valutare gli impatti da un punto di vista giuslavoristico.

d.            Chiusura

La fase di chiusura viene gestita e coordinata dal soggetto responsabile (Gestore del canale).

La fase di chiusura indica la fine del processo, non ritenendosi necessarie ulteriori azioni o ulteriori indagini o approfondimenti.

Durante questa fase, devono essere presi in considerazione i seguenti passaggi:

-              conclusione della Segnalazione e comunicazione del risultato;

-              azione in risposta a eventuali indicazioni (ad esempio, azioni disciplinari);

-              individuazione di eventuali misure di protezione in corso;

-              raccolta di suggerimenti da parte del Segnalante e delle altre parti interessate;

-              archiviazione dei documenti elaborati durante le fasi precedenti.

Se durante la fase di valutazione la Segnalazione risulta fondata, il responsabile della funzione impattata dalla violazione può essere coinvolto per definire il piano d'azione relativo alle aree e ai processi interessati.

Inoltre, il Gestore del canale di segnalazione con l’eventuale supporto delle funzioni e/o consulenti coinvolti in sede di istruttoria, procederà a:

-              formalizzare le misure per la risoluzione della violazione;

-              identificare il soggetto preposto alla verifica della corretta applicazione delle misure e del conseguente monitoraggio;

-              ricevere costanti aggiornamenti sull’efficacia dei presidi di monitoraggio;

-              definire le misure disciplinari, se applicabili;

-              coinvolgere le autorità competenti, se necessario.

Al termine della fase di chiusura, il Gestore del canale con il supporto delle funzioni e/o dei consulenti coinvolti, fornisce un riscontro al Segnalante.

Il riscontro fornito al Segnalante in merito alla chiusura della gestione della Segnalazione deve dare conto dell’esito della stessa e, in particolare, a titolo di esempio, tale comunicazione può essere:

-              archiviata per mancanza di fondatezza, assenza di prove sufficienti o altri motivi;

-              conclusa con provvedimenti intrapresi al fine di risolvere la questione sollevata;

-              rinviata ad un’autorità competente per ulteriori indagini.

Il Gestore del canale deve dare il riscontro al Segnalante entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione.

10.          Divieto di Ritorsione

Nei confronti del Segnalante non è consentita, né tollerata, alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria collegata, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione. Costituiscono Ritorsione, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo:

a)            il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;

b)           la retrocessione di grado o la mancata promozione;

c)            il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione della retribuzione, la modifica dell'orario di lavoro;

d)           la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;

e)           le note di merito negative o le referenze negative;

f)            l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;

g)            la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;

h)           la discriminazione o, comunque, il trattamento sfavorevole;

i)             la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;

j)             il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;

k)            i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;

l)             l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;

m)          la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;

n)           l'annullamento di una licenza o di un permesso;

o)           la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Parte III – DISPOSIZIONI FINALI

11.          La tutela della riservatezza

Il D.Lgs. 24/2023 prevede che l’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso dello stesso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alla Segnalazione, espressamente autorizzate a trattare tali dati secondo la normativa vigente (art. 12, comma 1).

In particolare, relativamente alla rivelazione dell’identità del Segnalante, il D. lgs. 24/2023 prevede le seguenti tutele:

-              nell’ambito del procedimento penale, l’identità del Segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale (art. 12, comma 3);

-              nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l’identità del Segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria (art. 12, comma 4);

-              nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del Segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità (art. 12, comma 5).

E’ dato avviso al Segnalante, mediante comunicazione scritta, delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, nella ipotesi di cui all’art.12, comma 5, secondo periodo, del D.Lgs. 24/2023 nonché nella presente procedura, quando la rivelazione della identità del Segnalante e delle informazioni di cui all’art.12, comma 2, del D.Lgs. 24/2023 è indispensabile anche ai fini della difesa della Persona coinvolta (art. 12, comma 6).

La riservatezza viene garantita anche:

-              quando la Segnalazione viene effettuata attraverso modalità diverse da quelle istituite in conformità al D.lgs. 24/2023 o perviene a personale diverso da quello autorizzato e competente a gestire le segnalazioni;

-              alla Persona coinvolta e alle persone differenti dalla Persona coinvolta, ma menzionate nella Segnalazione o coinvolte nel processo di Segnalazione.

La riservatezza è rispettata anche attraverso l’adozione dello strumento di segnalazioni dedicato attraverso la piattaforma dedicata, che garantisce adeguati sistemi di crittografia.

12.          Processo di miglioramento continuo

In aggiunta a quanto indicato nella presente procedura, sarà cura dell’Associazione definire eventuali raccomandazioni in merito all’adozione delle necessarie azioni correttive sulle aree e sui processi aziendali interessati dalle Segnalazioni e monitorare lo stato di attuazione delle suddette azioni correttive, al fine di attivare un percorso virtuoso di miglioramento continuo del sistema di controllo interno.

13.          Archiviazione e tracciabilità della documentazione

Le segnalazioni devono essere tracciate nel rispetto dei requisiti privacy.

In caso di Segnalazione effettuata in forma orale o tramite incontro diretto, la Segnalazione deve essere tracciata mediante:

-              registrazione della conversazione o dell’incontro, previa espressa autorizzazione del Segnalante;

-              redazione di un verbale dell'incontro che deve essere sottoscritto dal Segnalante per approvazione;

-              inserimento della documentazione relativa alla Segnalazione sulla piattaforma dedicata ad opera del Gestore del canale, in seguito alla conclusione della conversazione o dell’incontro.

Tutti i documenti relativi alla Segnalazione devono essere conservati per il tempo necessario a gestirla. L'obbligo di conservazione della documentazione relativa alla Segnalazione decade dopo 5 anni dalla data in cui l'esito del processo di Segnalazione è stato comunicato al Segnalante.

Alla scadenza, la documentazione deve essere eliminata.

14.          Formazione e comunicazione

L’Associazione, in adesione ai propri valori e principi comportamentali identificati nel Codice Etico, si impegna a prevedere misure adeguate al fine di sensibilizzare il personale ed i terzi sul sistema di Segnalazione, il processo da seguire e i requisiti da rispettare.

La formazione diretta al personale e ai collaboratori è organizzata in occasione dell'avvio del rapporto e sottoposta ad aggiornamento regolare, in occasione di modifiche normative significative, in linea con i ruoli e il coinvolgimento nel processo di segnalazione.

Tale formazione interna deve riguardare i seguenti aspetti:

-              il contributo del lavoratore all'efficacia del sistema di gestione della Segnalazione;

-              come riconoscere le violazioni;

-              come e a chi è possibile segnalare una sospetta violazione;

-              come e a chi è possibile rivolgere domande sul sistema di gestione delle segnalazioni;

-              come è possibile contribuire a prevenire, evitare e tutelarsi da comportamenti lesivi;

-              le tutele disponibili in caso di utilizzo del sistema di gestione della Segnalazione;

-              l'impatto della mancata Segnalazione e le sue potenziali conseguenze;

-              spiegare le conseguenze di comportamenti derivanti dall'inosservanza della procedura di segnalazione, come, ad esempio, le segnalazioni consapevolmente false e i comportamenti lesivi possano giustificare un'azione disciplinare.

Inoltre, tutto il personale è tenuto a comprendere ed osservare che:

-              la procedura di segnalazione non sostituisce l'assunzione di responsabilità da parte dei dirigenti nei confronti del proprio ambiente di lavoro;

-              il sistema di gestione della Segnalazione non sostituisce gli obblighi legali locali di denuncia alle autorità competenti, qualora applicabili.

Inoltre, al fine di rendere i terzi consapevoli dell’attivazione della piattaforma dedicata indicata nella presente procedura è prevista, all’interno della documentazione contrattuale, un’apposita informativa, da accettare per presa visione in sede di sottoscrizione.

Le informazioni in merito ai canali, procedure e presupposti per effettuare le segnalazioni interne, esterne o tramite divulgazione pubblica devono essere chiaramente condivise con tutte le persone legittimate ad effettuare segnalazioni.

Le suddette informazioni sono esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro e sui siti internet dell’Associazione, in sezione dedicata.

15.          Misure disciplinari

L’Associazione, in conformità a quanto previsto dal D.lgs. 24/2023, potrà definire provvedimenti disciplinari nel caso in cui sia stata accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.

Inoltre, a tali soggetti non saranno riconosciuti i diritti di tutela previsti dalla normativa stessa.

16.          Norme di riferimento e Privacy

Il principale quadro normativo e altri riferimenti rilevanti che costituiscono la base di questa procedura e dei relativi processi sono di seguito elencati:

-              Direttiva UE n. 1937/2019 sulla tutela delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e relativi recepimenti locali;

-              D.lgs. n. 24/2023 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”;

-              altre normative locali relative al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (es. D.lgs. n. 231/2001 “Responsabilità amministrativa degli enti”)

-              Regolamento UE n. 679/2016 (“General Data Protection Regulation” o “GDPR”) e relativi recepimenti locali.

I dati personali devono essere gestiti nel rispetto del GDPR e dei relativi recepimenti locali.

Tutti i dati personali non utili alla gestione della Segnalazione non devono essere raccolti. Inoltre, in caso di raccolta accidentale, tali dati devono essere tempestivamente cancellati.

Il trattamento dei dati personali è gestito in conformità al GDPR, nonché ad ogni altra legge e/o regolamento applicabile.

Saranno trattati sia i dati personali del Segnalante - qualora la Segnalazione non sia anonima - sia i dati personali del soggetto coinvolto e/o di eventuali terzi, nonché ogni ulteriore informazione raccolta nell'ambito dell'indagine necessaria e opportuna per accertare e verificare la fondatezza o meno della Segnalazione.

Titolare del trattamento è l’Associazione.

Qualora vi sia il rischio che dall'esercizio dei diritti riconosciuti ai sensi del Capo III del GDPR possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del Segnalante, e che possa essere compromessa la capacità di verificare efficacemente la fondatezza della Segnalazione o di raccogliere le prove necessarie, ci si riserva la facoltà di limitare o ritardare l'esercizio di tali diritti, in conformità alle disposizioni di legge applicabili. In nessun caso la Persona coinvolta o terzi potranno esercitare il diritto di accesso per ottenere informazioni sull'identità del Segnalante.

L’Associazione si riserva di valutare, caso per caso, le specifiche circostanze e condizioni che rendano opportuno informare specificamente la Persona coinvolta della conclusione della procedura di verifica avviata, al fine di evitare abusi e comunque garantire la tutela dei suoi diritti.

Consultare anche:

Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne https://www.anticorruzione.it/-/del.311.2023.linee.guida.whistleblowing